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Datenschutzhinweise der Bertelsmann BKK für die elektronische Patientenakte (ePA)
Version 2.7, Stand: 12.06.2024
Der Verantwortliche im Sinne von §§ 341 Abs. 4 Satz 1, 307 Abs. 4 SGB V in Verbindung mit Art. 4 Ziffer 7 der Datenschutz-Grundverordnung ist die:
Bertelsmann BKK
Carl-Miele-Str. 214
33311 Gütersloh
Fon 05241 80-74000
service@bertelsmann-bkk.de
Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.
Bertelsmann BKK
Datenschutzbeauftragter
Carl-Miele-Str. 214
33311 Gütersloh
Fon: 05241 80-74120
E-Mail: datenschutz@bertelsmann-bkk.de
Der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Str. 153
53117 Bonn
Fon 0228 997799-0
Fax 0228 997799-5550
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de
www.bfdi.bund.de
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Versicherten, soweit dies zur Bereitstellung bzw. Nutzung einer funktionsfähigen ePA erforderlich ist. Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Versicherten auf der Grundlage einer Einwilligung geschieht, erfolgt dies aufgrund einer dahingehenden gesetzlichen Verpflichtung aus dem SGB V. Eine Bereitstellung der ePA für unsere Versicherten ohne deren Einwilligung gesetzlich nicht zugelassen.
Die Nutzung der ePA ist für unsere Versicherten gleichwohl freiwillig. Unseren Versicherten entsteht kein Nachteil, sofern sie sich gegen die Nutzung der ePA entscheiden.
Wir geben Daten unserer Versicherten grundsätzlich nicht an Dritte weiter. Wir setzen gleichwohl verschiedene technische Dienstleister ein, um unseren Versicherten die ePA bereitstellen zu können. Hierbei handelt es sich ausschließlich um Unternehmen der Bitmarck Unternehmensgruppe. In diesem Zusammenhang kann es vorkommen, dass ein solcher technischer Dienstleister Kenntnis von personenbezogenen Daten erhält. Wir wählen diese Dienstleister sorgfältig aus und treffen alle datenschutzrechtlich erforderlichen Maßnahmen für eine zulässige Datenverarbeitung.
Eine Verarbeitung der Daten unserer Versicherten außerhalb der europäischen Union durch uns findet nicht statt.
Unsere Versicherten haben das Recht auf:
Wir löschen personenbezogene Daten unserer Versicherten grundsätzlich dann, wenn kein Erfordernis für eine weitere Speicherung besteht. Ein Erfordernis kann insbesondere dann bestehen, wenn die Daten noch benötigt werden, um die ePA für unseren Versicherten weiterhin bereitstellen zu können.
Im Falle von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten kommt eine Löschung erst nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungspflicht in Betracht. Details hierzu ergeben sich aus den untenstehenden Angaben.
Wir setzen keine Verarbeitungsvorgänge ein, die auf einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gem. Art 22 DSGVO beruhen.
Unsere Versicherten haben das Recht, sich über die Verarbeitung personenbezogener Daten durch uns bei einer unter A.3 benannten Aufsichtsbehörden zu beschweren.
Unseren Versicherten steht das Recht zu, ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf kann gegenüber der Bertelsmann BKK ohne Angabe von Gründen wie folgt erklärt werden:
Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
Nach Erteilung der ausdrücklichen Einwilligung unseres Versicherten legen wir eine individuelle und ausschließlich von unserem Versicherten verwendete, elektronische Patientenakte (ePA) an, welche unser Versicherter eigenständig souverän und autonom verwalten und verwenden kann.
Bei der Bereitstellung der ePA werden folgende personenbezogene Daten unseres Versicherten verarbeitet:
Rechtsgrundlage für die Erstellung der ePA ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.
Zweck der Datenverarbeitung ist die Bereitstellung der ePA gem. dem gesetzlichen Leitbild. In diesem Zusammenhang bedarf es die Zuordnung einer konkreten ePA zu unserem Versicherten.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Bereitstellung der ePA zwingend erforderlich.
Unseren Versicherter steht das Recht zu, ihre Einwilligungserklärung zur Bereitstellung der ePA gleichwohl jederzeit zu widerrufen und die Löschung der ePA verlangen.
Widerruf und Löschung können gegenüber der Bertelsmann BKK ohne Angabe von Gründen wie folgt erklärt werden:
Folgende Daten werden für die Dauer des Registrierungsprozesses eines Versicherten gespeichert:
Der Versicherte kann in der ePA-App über das E-Rezept-Modul alle elektronischen Verordnungen, die von Ärztinnen und Ärzten sowie Zahnärztinnen und Zahnärzten ausgestellt wurden, über den Fachdienst E-Rezept abrufen.
Dabei werden die Daten wie in Kapitel B.1 beschrieben verarbeitet sowie Standortdaten und Versichertennummer.
Die Anmeldung am Fachdienst E-Rezept erfolgt über einen elektronischen Identitätsnachweis (z. B. elektronische Gesundheitskarte oder 2D-Code) welches Versichertenstammdaten (z. B. Name und Versichertennummer) enthält.
Kommunikation zwischen ePA-App und Apotheken
Rezepte: Apotheken erhalten das Zugriffsrecht für das im Fachdienst E-Rezept gespeicherte E-Rezept. Eine direkte Kommunikation zwischen ePA-App und Apotheke erfolgt dabei nicht da die ePA-App direkt mit dem Kommunikationssystem der Apotheke kommuniziert.
Mitteilungen: die Kommunikation mit der Apotheke läuft über den Fachdienst E-Rezept, der die Mitteilungen archiviert. Die ePA-App lädt die Mitteilungen vom Fachdienst E-Rezept und speichert sie auf dem Gerät.
Rechtsgrundlage für die Nutzung des E-Rezept-Moduls ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. § 360 Abs. 10 SGB V.
Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung der Anwendung E-Rezept durch den Versicherten zum Abruf und zur Einlösung von ausgestellten Rezepten.
Für den Versicherten besteht die Möglichkeit Rezepte selbst zu löschen, ansonsten werden die Rezepte nach 100 Tagen durch den Fachdienst E-Rezept gelöscht (§ 360 Abs. 11 SGB V). Zugriffsprotokolle im Fachdienst E-Rezept werden nicht auf dem Gerät gespeichert und können nicht gelöscht werden. (Automatische Löschung nach drei Jahren (§ 309 SGB V))
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung des E-Rezept-Moduls durch den Versicherten zwingend erforderlich. Der Versicherte kann seine Einwilligung zur Nutzung des E-Rezept-Moduls jederzeit widerrufen, durch Entfernen des gesetzten Bestätigungshakens in der ePA-App.
Zur rechtssicheren Nutzung und Errichtung eines ePA-Kontos unseres Versicherten ist es erforderlich, ein Verifikations-Verfahren durchzuführen, um zu überprüfen, ob die Person, die sich für eine ePA registriert auch tatsächlich unser Versicherter ist. Für die Registrierung der Nutzer benötigt die BITMARCK zur Durchführung des Registrierungsprozesses Daten. Diese Prozessabläufe sind nachfolgend beschrieben:
Beim Registrierungsverfahren werden vorstehende Daten in einem technischem Container temporär gespeichert.
Nach Verifikation der eingegebenen Daten durch die Bertelsmann BKK wird der Versicherte als Nutzer des ePA Aktensystems angelegt und zur Nutzung der ePA freigeschaltet. Der Versicherte erhält hierzu eine Bestätigung seiner Bertelsmann BKK.
Die BITMARCK benötigt die im Folgenden aufgeführten Informationen, wenn ein Nutzer einen Fehler meldet und die Ursache analysiert werden muss. So ist etwa das benutzte Hardware Modell mit exaktem Softwarestand bis hin zur aktuellen Akku-Kapazität zu speichern erforderlich.
Folgende Standard-Felder werden von BSM automatisch aufgezeichnet:
D.2.1.1 Gerät bezogene Daten
Wert | Beispiel |
Family | Nokia |
Model | Nokia 4.2 (QKQ1.191008.001) |
Architecture | arm64-v8a |
Battery Level | 100% |
Orientation | portrait |
Memory | Total: 2.8 GB / Free: 1.4 GB |
Capacity | Total: 20.2 GB / Free: 17.0 GB |
Simulator | False |
Boot Time | 2020-08-18T07:29:28.162Z |
Timezone | Europe/Amsterdam |
archs | [arm64-v8a, armeabi-v7a, armeabi] |
battery_temperature | 31.8 |
brand | Nokia |
charging | True |
connection_type | wifi |
language | de_DE |
low_memory | False |
manufacturer | HMD Global |
online | True |
screen_density | 1.875 |
screen_dpi | 300 |
screen_height_pixels | 1370 |
screen_resolution | 1370x720 |
screen_width_pixels | 720 |
C.2.1.2 App bezogene Daten
Wert | Beispiel |
Start Time | 2020-08-18T07:52:25.904Z |
Bundle ID | com.rise_world.epa.integration.debug |
Bundle Name | ePA |
Version | 1.2.0 |
Build | 123070 |
Wert | Beispiel |
Name | Android |
Version | 10 (00EEA_2_290) |
Kernel Version | 4.9.186-perf+ |
Rooted | No |
Folgende Informationen werden in der Applikation gesetzt:
Die UserId ist eine UUID und wird pro App Session neu generiert.
Wert | Beispiel |
ID | 66cfbd07-1881-4975-bc2f-41a81f9d0907 |
TAGS:
Wert | Beispiel | Erklärung |
androidSDK | 29 | Android SDK Version |
applicationId | com.rise_world.epa.integration.debug | App bundle name |
buildJob | epa-android/develop | Gitlab build job |
device | Nokia 4.2 | Gerätebezeichnung |
device.family | Nokia | Produktgruppe |
dist | 123070 | Gitlab-Pipeline-ID |
environment | debug | Umgebung |
fdvSdk | 1.2.0 | Android SDK |
fdvSdkModule | 1.2.2 | C++ SDK |
Flavour | epaIntegration | App flavor |
gitHash | bc5853d | Git Hash |
Level | error | Loglevel |
os Android | 10 | Android Version |
os.name | Android | Betriebsystemname |
os.rooted | No | Gerootetes Gerät |
Release | 1.2.0 | App Release Version |
supportId | B88G-KDVD-YNEK | SupportID |
User | id:66cfbd07-1881-4975-bc2f-41a81f9d0907 | UserId |
Umfasst die technische Beschreibung des aufgetretenen Fehlers.
Rechtsgrundlage für die Erstellung der ePA ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit.a DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.
Zweck der Datenverarbeitung ist die rechtssichere Identifikation des Versicherten sowie die Verhinderung von Daten- und Identitätsmissbrauch.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die ePA nicht mehr genutzt und final gelöscht wurde.
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Registrierung der ePA zwingend erforderlich.
Unseren Versicherten steht das Recht zu, ihre Einwilligungserklärung zur Registrierung der ePA jederzeit zu widerrufen und die Löschung der ePA zu verlangen.
Widerruf und Löschung können gegenüber der Bertelsmann BKK ohne Angabe von Gründen wie folgt erklärt werden:
E1.1 Start mit Login Maske
Der Versicherte startet die App, nach erfolgter Registrierung und Identifizierung.
Zuerst erscheint die Login Maske, in die der Versicherte seine Zugangsdaten (Versichertennummer und Passwort sowie zur Auswahl App-Code, Gesundheitskarte oder Personalausweis) eingibt.
E.1.2 Nutzung der ePA-App
Beim Start der App erhält der Versicherter einen Überblick über die Funktionen und die Nutzungsmöglichkeiten der ePA-App. Der Versicherte kann zwischen den folgenden Anwendungen wählen:
Diese Anwendungen können unabhängig voneinander genutzt werden. Die Anmeldeinformationen werden dabei in die jeweilige Anwendung übernommen.
E1.2 Nutzung der ePA
Beim ersten Start der Anwendung erhält der Versicherte einen ersten Überblick über die Nutzungsmöglichkeiten seiner ePA-App.
In der Patientenakte in der Ansicht „Übersicht“ kann der Nutzer über das Profilbild auf sein Profil zugreifen, zudem sieht er die folgenden Bereiche:
Der Versicherte kann die Krankenkasse berechtigen, die Leistungsdaten in die Patientenakte einzustellen. Es werden die Daten gespeichert, die der Versicherte in seine digitale Patientenakte einstellt, bzw. die von Dritten dorthin hochgeladen werden. Hierbei kann es sich auch um Gesundheitsdaten nach Artikel 9 der DSGVO handeln.
E.1.4 Nutzung E-Rezept-Modul
Der Versicherte kann in der ePA-App über das E-Rezept-Modul alle elektronischen Verordnungen, die von Ärzten sowie Zahnärzten ausgestellt wurden, über den Fachdienst E-Rezept abrufen. Zusätzlich kann der Versicherte weitere Inhalte wie z. B. Medikament und Einnahmehinweise einsehen sowie mit der Apotheke kommunizieren.
E1.6 Profil
Über das Profilbild gelangt der Versicherte in diese Ansicht und kann dort seine Einstellungen verwalten und zum Beispiel seine Zugangsdaten ändern. Zudem kann er unter Informationen auf die folgenden Menüpunkte zugreifen
sowie unter „Rechtliche Hinweise“ auf
i. Lizenzen Dritter
j. Impressum
k. Datenschutzerklärung
Zusätzlich steht die Information zur aktuell genutzten App Version bereit.
Versicherte können für Ihre Patientenakte einen oder mehrere vertretende Personen berechtigen. Die vertretende Person nutzt die eigene ePA-App seiner Krankenkasse zur Wahrnehmung der Vertretung. Bei der Einrichtung wird der Name, die E-Mail-Adresse und die Versichertennummer (KVNr) angegeben und gespeichert. Wenn die vertretende Person in der Patientenakte als Vertretung handelt, können alle technisch möglichen Aktionen anstelle des Versicherten ausgeführt werden.
Vertretende Personen können keine weiteren vertretenden Personen für die vertretene Patientenakte einrichten und auch nicht die Patientenakte für den Versicherten insgesamt löschen.
Bei der Vertretung innerhalb der ePA erfolgt eine Datenverarbeitung wie in Kapitel D1 beschrieben.
Rechtsgrundlage für die Speicherung personenbezogener Daten in der ePA ist die Einwilligung unseres Versicherten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, 9 DSGVO i.V.m. §§ 342 Abs. 1, 344 Abs. 1 Satz 1 SGB V.
Zweck der Datenverarbeitung ist die Nutzung des ePA Aktensystems durch den Versicherten zur Archivierung und Nutzung seiner individuellen Gesundheitsinformationen.
Die Daten werden durch den Versicherten gelöscht, wenn er entscheidet, dass die in der ePA gespeicherten Daten nicht mehr benötigt werden.
Die unter diesem Abschnitt beschriebenen Datenverarbeitungen sind zur Nutzung der ePA zwingend durch unseren Versicherten erforderlich.
Unseren Versicherten steht das Recht zu, ihre datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärungen zur Nutzung der ePA jederzeit zu widerrufen.
Der Widerruf kann gegenüber der Bertelsmann BKK ohne Angabe von Gründen wie folgt erklärt werden:
In der ePA sind diverse Kontaktkanäle enthalten, die von dem Nutzer für die elektronische Kontaktaufnahme mit uns genutzt werden können.
Die Beantwortung von Fragen zur ePA kann über einen automatisierten Chatbot erfolgen. Über den Chatbot erhalten die Versicherten Zugang zu standardisierten Supportprozessen und Leistungsinhalten des Versichertenhelpdesks (VHD) im Rahmen der ePA. Die grundsätzliche Funktionalität umfasst dabei
Verarbeitete Daten sind hierbei die bereits von Ihnen hinterlegten Verifikationsdaten, sowie die von Ihnen freiwillig, im Chatbot eingegebenen Daten. Anfragen werden im Chatbot geloggt. Eine Erfassung von Kontaktdaten, sowie eine Dokumentation als Ticket erfolgt nicht.
Kann eine Frage zur ePA nicht im Chat mit dem Chatbot beantwortet werden oder benötigt unser Versicherter anderweitige direkte Unterstützung– beispielsweise bei der Meldung einer Störung – besteht die Möglichkeit, diese ad hoc über einen Live-Chat anzufordern oder einen Rückrufwunsch für eine dedizierte Uhrzeit mit einem Mindestzeitfenster von 15 Minuten anzufordern.
Alle Anfragen, welche der Chatbot nicht autark lösen kann, werden zur weiteren Bearbeitung in einem Ticketbearbeitungssystem erfasst und dokumentiert. Diese Anfragen werden persönlich von unseren Supportmitarbeitern bearbeitet. Sollte unser Versicherter diesbezüglich einen Rückruf wünschen, muss noch optional eine Telefonnummer eingeben werden.
Gegenfalls muss zusätzlich noch eine Supportnummer auf Nachfrage durch den Versicherten eingegeben werden, diese wird durch das Verfahren automatisch erzeugt und dem Versicherten gegenüber dargestellt.
Sollten die gemeldeten Themen nicht durch diese Variante beantwortet werden können, wird ebenfalls automatisiert ein anlassbezogenes internes Bearbeitungsticket erstellt. Je nach Bedarf wird diese Anfrage an einen verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet und – insofern diese Option durch den Versicherten gewählt wurde – ein Rückruf initiiert
Nimmt ein Versicherter die Möglichkeit des Rückrufs wahr, so werden die in der Eingabemaske eingegeben Daten an die Bertelsmann BKK übermittelt und gespeichert.
Die folgenden Daten sind durch den Anwender einzugeben:
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die im Rahmen der Kontaktaufnahme durchgeführten Datenverarbeitungsvorgänge für die ordnungsgemäße Abwicklung des Nutzungsvertrags mit unserem Versicherten über die ePA erforderlich sind.
Die in diesem Abschnitt beschriebene Verarbeitung personenbezogener Daten wird durchgeführt, um Kontaktaufnahmen unserer Versicherten bearbeiten zu können und infolgedessen den Nutzungsvertrag über die ePA mit unseren Versicherten durchführen zu können.
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind und keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen. Dies ist der Fall, wenn die Kasse entscheidet, dass spätestens drei Jahre nach Schließung des Vorgangstickets diese Daten gelöscht werden sollen.
Die hier aufgeführten Systeme sind im BITMARCK Glossar erklärt.
Betreiber | Speicherort | Datentyp |
BITMARCK, BMT RZ München | KVS (Kontenverwaltungssystem) | Metadaten der elektronischen Akte |
BITMARCK, BMT RZ Hamburg | IAM Modul | Digitale Identität |
BITMARCK, BMT RZ Hamburg | EGS (Elektronisches Gesundheitssystem) | Verifikation des IAM Nutzers und den damit verbundenen Stammdaten |
BITMARCK, BMT RZ Hamburg | Aktensystem für die Nutzerbezogenen Informationen | Verschlüsselungsdaten |
BITMARCK, BMT RZ Hamburg | SigD | Al.vi (Alternative Versicherten Identität) |
BITMARCK, BMT RZ München | TSP X.509 | Zertifikate für al.vi und Zertifikatsstatus |
BITMARCK, BMT RZ Hamburg | 21c System | Verifikation des IAM Nutzers mit den dazugehörenden Stammdaten |
Deutsche Post AG | POSTIDENT-Verfahren | Identifizierungsdaten der Versicherten |
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